Quelle formule pour sa machine à café pro ?

Pour les entreprises comptant un nombre important d’employés de nombreuses tasses sont bues chaque jour, l’acquisition d’une machine à café pro est tout à fait recommandée.
Le prix de cette machine étant souvent très élevé, les entreprises intéressées se doivent de bien connaître les différentes formules existantes.

Dépôt gratuit ou gestion totale ?

Par degré de prise en charge de la machine à café pro, les formules existantes sont :

  • le dépôt gratuit
  • l’acquisition via la gestion totale

La gestion totale, aussi appelée « gestion complète », est une formule courante dans le monde de l’entreprise. Ce mode d’acquisition permet à l’entreprise de disposer d’une machine à café pro tout en évitant de s’engager.
Le prestataire fla met gratuitement à disposition de l’entreprise, qui doit s’occuper de tout le reste :

  • le transport de la machine dans les locaux de l’entreprise
  • l’installation de la machine à café
  • l’entretien, le nettoyage
  • l’approvisionnement
  • le prélèvement des recettes hebdomadaires
  • la réparation et l’enlèvement en cas de panne

Dans la formule en gestion complète, l’entreprise bénéficiant de la machine se contente de

  • fixer le nombre de percolateurs professionnels que le prestataire doit fournir
  • déterminer le prix unitaire du café sur base du nombre moyen d’utilisateurs

Cette formule convient aux sociétés dont les effectifs dépassent 40 personnes. L’avantage de cette formule est que l’entreprise ne dépense rien, si ce n’est les charges en eau et en électricité afférentes au fonctionnement du percolateur professionnel.

Le dépôt gratuit d’une machine à café pro

cafe-en-préparationCette formule est de loin la plus avantageuse pour une société, surtout si son effectif est important. Les machines à café pro sont d’une grande valeur marchande et leur achat constitue donc un investissement non négligeable pour l’entreprise.
En recourant au dépôt gratuit , aussi bien l’entreprise où est déposée la machine que le fournisseur qui prête la machine à café font une bonne affaire. Pour l’entreprise, un dépôt gratuit est synonyme de frais réduits au minimum :

  • la consommation énergétique de la machine à café pro
  • la consommation en eau
  • l’approvisionnement partiel

Comme l’entreprise finance en partie l’approvisionnement de la machine, bien souvent, le prestataire de machine à café pro accorde des ristournes sur le prix du café et des matières consommables tels que :

  • le lait
  • le sucre
  • les verres en plastiques
  • le café quel que soit son type et son conditionnement

Pour les producteurs de consommables, le dépôt gratuit constitue une occasion de faire la promotion de leurs produits. En effet, cela leur permet d’approcher de nouveaux consommateurs sur leur lieu de travail, ce qui par la suite peut contribuer à les fidéliser.

Le dépôt gratuit pour petites structures

Les entreprises de petite taille et celles qui comptent moins de 50 utilisateurs réguliers se verront octroyer une machine à café pro de petite taille plutôt qu’un percolateur grande capacité incorporé dans un distributeur automatique. Ce type de machine fonctionne aussi bien avec des dosettes ou qu’avec du café moulu.
Ce qui différencie ce type de dépôt gratuit des deux autres formules est la faible quantité de café et de consommables utilisée périodiquement. Par conséquent, l’approvisionnement n’est plus pris en charge par le fournisseur de  machine a cafe, mais est assuré par l’entreprise cliente.
Dans cette formule, le rôle du prestataire en machine à café se limite à :

  • déposer la machine à café dans l’entreprise
  • honorer les commandes de café et de consommable de l’entreprise
  • entretenir la machine régulièrement
  • relever les recettes si la machine est payante
  • la réparer, l’enlever ou la remplacer en cas de panne

Inconvénient du dépôt gratuit

Quel que soit le type de dépôt gratuit qui est effectué, le dépôt s’accompagne d’une clause contractuelle d’exclusivité de distribution.
Cette dernière stipule que la machine à café pro ne peut être utilisée qu’avec des produits et des consommables achetés chez le fournisseur de la machine.
De plus, un certain volume de consommation périodique est imposé ce qui peut devenir contraignant. Autre désavantage : en intégrant le coût de l’appareil, le café et les consommables atteignent un prix unitaire plus élevé que si votre entreprise était propriétaire de la machine a café automatique.